La labor del Departamento de Compras de esta compañía es precisamente comprar; la del departamento de Embarque y Recepción es la de embarcar y recibir. Sin embargo, algunas veces los números ordenados y los recibidos no concuerdan. Pero en compañías grandes, no son pocas las ocasiones en que se pagan las cuentas aunque no todo se haya entregado.

Ford se acercó a Kovatec para indagar si existía la posibilidad de obtener esa información. Kovatec desarrolló una base de datos alimentada con software Cardiff , la que después fue a su vez alimentada con planillas que llenó el personal de Embarque y Recepción. Las planillas son todavía necesarias, pues el personal tiene que ir a la tienda y contar los camiones, mientras que las mercancías son descargadas.

El departamento de Compras llena la otra mitad de la base de datos. En determinado momento, la compañía puede imprimir informes a partir de la base de datos, mostrando la diferencia entre lo que ha sido comprado y lo entregado. Ahora sólo se pagan las mercancías entregadas.

Kovatec empleó el software Cardiff para leer la información de las planillas de embarque y recepción. Para almacenar las imágenes, se emplea el Alchemy de IMR.