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Real Colegio de Médicos y Cirujanos de Canadá
Esta institución estaba enfrentando un incremento en el volumen de documentos, lo que causaba problemas a la hora de dar respuesta a preguntas de sus miembros. Algo debía hacerse, por lo que el College comenzó a valorar la idea de la administración de documentos por vía electrónica.
Encontraron la solución literalmente a la vuelta de la esquina: en Ottawa, a 10 kms de distancia.
Kovatec Inc., después de dar un impulso al grupo de proyecto mediante las ilimitadas posibilidades que brinda la administración electrónica, recibió el encargo de lidiar con el cuestionario que se envía una vez al año. Diseñó las planillas y leyó la información electrónicamente empleando Cardiff Teleform; la entregó en una base de datos, y los documentos escaneados a través de un sitio web seguro, de forma tal que el personal del Royal College pudiera dar respuestas inmediatas a preguntas telefónicas sobre las planillas devueltas.
El siguiente proyecto estuvo dirigido a convertir todos los documentos escritos en formato electrónico. Una tarea que no puede ser subestimada pues se adoptan muchas decisiones referentes a lo que hay que dejar y lo que hay que botar. El flujo de trabajo se mantuvo y se realizaron los cambios.
El proyecto va bién encaminado y cada vez son más los departamentos que se montan en este proceso. De acuerdo con afirmaciones de voceros, al personal “le encanta. La facilidad en el uso, la accesibilidad instantánea, y, sobre todo, el gran apoyo obtenido han hecho de Kovatec y Knowledge Banker (herramienta que actúa como banco de conocimientos y experiencia, n del t) la elección correcta para nosotros”.
